Le registre des déplacements : pour qui et pourquoi?

Le registre des déplacements est une obligation découlant de la loi de l’impôt pour tout employeur qui met à la disposition d’un(e) employé(e) un véhicule appartenant à l’entreprise.

L’employé(e) doit tenir un registre des déplacements effectués avec le véhicule et doit en remettre une copie à l’employeur dans les 10 jours suivant la fin de l’année civile ou à la fin de l’utilisation de l’automobile. Un(e) employé(e) qui ne remet pas le registre dans le délai prévu pourrait encourir une pénalité de 200 $.

Que devez-vous fournir?

L’employé(e) doit inscrire les éléments suivants dans le registre :

• Le nombre total de jours dans l’année où le véhicule a été mis à sa disposition

• Le nombre total de kilomètres parcourus sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle

L’employé(e) doit aussi inscrire dans le registre, sur une base quotidienne, les renseignements suivants concernant chaque déplacement effectué dans le cadre de ses fonctions et de son utilisation personnelle :

• Le lieu de départ et le lieu de destination

• Le nombre de kilomètres parcourus entre ces lieux

• Toute information permettant d’établir que le déplacement a été fait pour remplir ses fonctions

• Le nombre de kilomètres à l’odomètre au premier et au dernier jour de l’année civile (ou de la date de la fin de l’utilisation)

• Tout changement de véhicule en cours d’année ainsi que les kilomètres parcourus

Les obligations et les pénalités

L’employeur doit calculer un avantage imposable pour l’employé(e) pour toute utilisation à des fins personnelles du véhicule, sur une base annuelle. Cet avantage imposable devra être inclus sur les feuillets fiscaux de celui ou celle-ci en fin d’année fiscale en fonction de son utilisation personnelle (T-4 et Relevé 1). Le calcul de cet avantage imposable inclura un montant pour le droit d’usage du véhicule ainsi qu’un avantage relatif aux frais de fonctionnement.

Ceux et celles ayant omis de déclarer les avantages imposables pourraient être assujetti(e)s à des impôts supplémentaires à payer pour tout montant non déclaré ainsi que des intérêts et pénalités applicables. L’augmentation du revenu créé par l’avantage imposable pourrait avoir d’autres impacts fiscaux pour l’employé(e), notamment sur certains crédits d’impôt établis en fonction du revenu ainsi que certaines prestations fiscales familiales.

L’employeur sera également assujetti à certains avantages sociaux non remis ainsi que de la TPS et la TVQ à remettre sur le calcul de l’avantage imposable.

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