Adjoint(e) à l'administration

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Chargé(e) de projet Marie-Pier Croteau
Numéro de l'offre 981
Région Capital-Nationale
Ville Québec

Description du poste

Responsabilité

En constante progression depuis 75 ans, Mallette, le plus grand cabinet d’appartenance québécoise, recherche un(e) adjoint(e) à l’administration pour un poste permanent à temps plein afin de se joindre à l’équipe de l’administration du bureau de Québec.

Solidement implantée au Québec, la famille Mallette compte près de 850 employés répartis dans 29 bureaux œuvrant dans différents champs d’expertise professionnelle, dont la certification, la fiscalité, les services-conseils, l’actuariat, le droit ainsi que les syndics et gestionnaires. Réputée pour son ambiance de travail, son dynamisme et ses employés compétents, Mallette se distingue également par sa clientèle diversifiée et son approche relationnelle et humaine avec celle-ci.

 

Principales responsabilités

 

Notre équipe est à la recherche d’une personne polyvalente qui grâce à son professionnalisme et son agilité saura répondre aux demandes de plusieurs intervenants dans la bonne humeur et l’efficacité. En raison de la teneur stratégique et confidentielle des dossiers traités dans toutes les sphères du poste, la personne clé occupant le poste sera amenée à démontrer un professionnalisme élevé tout en laissant place à sa créativité.

 

Soutien administratif

 

  • Apporter un soutien administratif à l’équipe de direction de l’administration, dont les secteurs des ressources humaines, des finances et du marketing, tel que rédaction de lettres, compte rendu, publipostage, classement, numérisation de dossiers, PowerPoint, etc.;
  • Assister les directeurs dans la planification des différents projets en cours et à venir, dans la coordination des fournisseurs de service et des échéanciers;
  • Participer à l’organisation de différents événements et rencontres;
  • Exécuter toute tâche administrative qui sera demandée.

Ressources humaines et support à la paie

 

  • Collaborer avec les RH et le service de recrutement pour planifier et préparer l’arrivée des nouveaux employés en respectant les procédures en place (lettres d’embauche, ouverture du dossier, etc.);
  • Participer à l’accueil et l’intégration des nouveaux employés en s’assurant de faire compléter tous les documents d’embauche et de présenter les politiques administratives;
  • Effectuer le suivi des processus RH et de la paie avec les gestionnaires et employés;
  • Participer à la mise en place, l’entrée de données et la mise à jour de tableau de bord RH et autres outils administratif pour faciliter le suivis des différents programmes offerts aux employés;
  • Rédiger et publier des communications Intranet pour les employés.

Communication marketing

 

  • Effectuer les suivis avec divers fournisseurs (soumission, journaux, revues, agence de graphistes, imprimeurs);
  • Participer mensuellement au comité des communications;
  • Effectuer des mises à jour d’information se retrouvant sur le site web avec WordPress;
  • Effectuer des publications sur les médias sociaux (Facebook et LinkedIn) et les diffuser à l’interne;
  • Assurer divers suivis pour les productions imprimés, réseaux sociaux, site web et autres.

Exigences

Exigences

 

  • DEC en bureautique ou tout autre formation pertinente;
  • Minimum de 3 ans d’expérience;
  • Excellent français écrit;
  • Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook);
  • Connaissance d’une base de WordPress ou autre logiciel de publication Web, un atout;
  • Connaissance des médias sociaux (Facebook, LinkedIn, etc.);
  • Ouverture d’esprit et intérêt à apprendre de nouveaux outils et applications.

Conditions

Votre profil

 

  • Démontre un grand professionnalisme et discrétion;
  • Intérêt pour les communications, la gestion des ressources humaines et l’administration;
  • Bonne capacité à travailler en équipe et à planifier son travail selon les priorités, en considérant les imprévus et les échéanciers;
  • Habileté marquée dans les relations humaines et la collaboration;
  • Faire preuve de rigueur, de minutie et avoir le souci du détail;
  • Capacité de s’adapter rapidement au changement;
  • Capacité de prendre les bonnes décisions rapidement, en se fondant sur son expérience et son excellent jugement, même en cas d’information incomplète ou sous pression.

Nous vous offrons

 

  • Un travail prônant la conciliation entre les défis professionnels et la qualité de vie personnelle;
  • Une rémunération selon vos qualifications et votre expérience;
  • Des avantages sociaux compétitifs;
  • Un environnement dynamique, convivial et stimulant.

Si vous souhaitez vous joindre à une équipe multidisciplinaire vous permettant d’atteindre votre plein potentiel professionnel, Mallette a un défi pour vous, et tout comme nos gens, vous pourrez être là  où ça compte! Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’attention de madame Marie-Pier Croteau à recrutement@mallette.ca.



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